SYSTEM IMI – delegowanie kierowców – obowiązek rejestracji od 02.02.2022
.jpg)
Delegowanie pracowników od 02.02.2021 – Nowy system zgłaszania – delegowania kierowców
SYSTEM IMI
Od 02.02.2022 obowiązuje nowy system, do którego należy zgłaszać delegowanych kierowców wykonujących określone przewozy na terenie Unii Europejskiej.
Delegowanie pracowników w m.in. w transporcie – podstawa prawna
1.Dyrektywa w sprawie delegowania 96/71/WE
2.Dyrektywa 2018/957/UE w sprawie delegowania pracowników zmieniająca Dyrektywę 96/71/WE
3.Dyrektywa wdrożeniowa ws. delegowania pracowników 2014/67/UE
4.Lex specialis – Dyrektywa 2020/1057UE
Od 02.02.2022 jest obowiązek założenia konta dla przedsiębiorstwa oraz profilu celem delegowania kierowcy za granice , który:
– będzie wykonywał przewozy – kabotaż : np. Niemcy załadunek Berlin rozładunek Hamburg
– będzie wykonywał przewozy cross trade np. załadunek Niemcy Berlin i rozładunek Francja Paryż
– będzie wykonywał w/w przewozy pojazdami od 2,5 dmc wzwyż
UWAGA małe pojazdy też są objęte od 2,5 DMC zgłoszeniem do delegowania !!!
Ważnym jest od 02.02.2022 rozróżnianie relacji transportowych – poszczególnych zleceń transportowych, ponieważ w ramach jednego przewozu bilateralnego np. Polska -Niemcy przysługuje nam wykonanie jednego cross trade-u i w ramach powrotu Niemcy – Polska również przysługuje nam na powrocie druki cross trade lub jeżeli w pierwszym przewozie nie wykonaliśmy po przewozie bilateralnym przewozu cross trade to możemy wykonać 2 x cross trade w drodze powrotnej.
np. załadunek Polska Warszawa – rozładunek Niemcy – Berlin
Potem załadunek Niemcy Berlin – rozładunek Niemcy Monachium
Albo
Np.Załadunek Polska Warszawa – rozładunek Hiszpania Barcelona następnie załadunek Hiszpania Barcelona 5 palet i rozładunek Polska Kraków, ale w związku z tym ,ze posiadamy wolą przestrzeń ładunkową i nie wykonaliśmy cross trade po pierwszym bilateralnym przewozie teraz możemy wykonać dwa doładunki Cross trade np. Hiszpania – Francja np., 4 palety i np. Francja Niemcy 5 palet i te dwa cross trade .
Jest 15 scenariuszy transportowych , które precyzyjnie określają sytuacje i możliwości transportowe.
Czym jest delegowanie – ważna definicja
W zakresie transportu drogowego przepisy delegowania stosuje się , gdy:
– przedsiębiorstwa delegują pracowników na własny rachunek zlecając im wykonanie przewozu na terytorium Państwa członkowskiego UE,
– w ramach umowy zawartej miedzy przedsiębiorstwem delegującym a firmą zlecającą
– musi istnieć stosunek pracy kierowcy z przedsiębiorstwem delegującym.
Przedsiębiorstwa delegujące mają obowiązek zagwarantować kierowcy minimalne wynagrodzenie obowiązujące w kraju UE plus dodatki za pracę w danym kraju , w którym kierowca wykonuje przewozy kabotażowe lub cross trade.
Każde państwo na stronie internetowej określi wysokość płacy minimalnej oraz wysokość obowiązujących dodatków.
Do systemu IMI nie są objęte do zgłaszania przewozy międzynarodowe :
– bilateralne transporty np. załadunek w Polsce rozładunek w Niemczech
W drodze powrotnej załadunek w Niemczech i rozładunek w Polsce
– przewozy do Wielkiej Brytanii
– przewozy do krajów trzecich np. Turcja, Federacja Rosyjska itd., o ile załadunek odbywa się w Polsce
– w przewozach kombinowanych w ramach przewozów bilateralnych ,
– w przewozach typu cross trade, pod warunkiem ,ze odbywają się w ramach przewozu bilateralnego ( jeden w jedną stronę i drugi w przewozie powrotnym lub dwa cross trade w drodze powrotnej)
– w ramach samozatrudnienia w rozumieniu przedsiębiorca prowadzi działalność posiada licencję UE i jest kierowcą
Zgłaszanie pracowników do delegowania jest związane z Dyrektywą Unijną EU 2020/1057 o delegowaniu pracowników, która LEX SPECIALIS omawia szczególne zasady delegowania kierowców.
SYSTEM IMI
W obszarze systemu IMI będzie wymiana informacji pomiędzy organami kontroli w Unii Europejskiej a firmami transportowymi w zakresie delegowania pracowników .
Kierowca musi posiadać podczas kontroli na drodze w państwie UE :
1. zgłoszenie pracownika do delegowania w systemie IMI – kierowca posiada przy sobie deklarację z kodem QR w formie papierowej lub elektronicznej ,
2. list przewozowy CMR – wypełniony
3. zapisy tachografu – pliki DDD – Tarcze
-zapisy z karty kierowcy jeżeli występują papierowo – tarcze ( lub ewidencja przewozów dla pojazdów od 2,5 do 3,5 dmc)
UWAGA ! BARDZO WAŻNE !
Kierowca musi za każdym razem przy przekraczaniu granicy każdego państwa UE zatrzymać się w pierwszym wolnym miejscu i nanieść ręcznie w tachografie symbol państwa , do którego wjechał.
BRAK naniesienia kraju rozpoczęcia lub kraju zakończenia TO Bardzo poważne naruszenie – brak 3 BPN oznacza dla przedsiębiorcy rozpoczęcie procedury w sprawie badania DOBREJ REPUTACJI.
Np. jeżeli jedziemy z Polski do Niemiec, to po przekroczeniu granicy niemieckiej kierowca musi nanieść symbol D- to będzie weryfikowane przez służby kontrolne pod kątem możliwości wykonywania rodzajów transportu oraz spełnienia wynagrodzenia minimalnej płacy sektorowej w danym państwie.
JAK KORZYSTAĆ Z PORTALU DELEGOWANIA ?
Pierwszy krok – EU LOGIN
Zanim zalogujemy się do portalu System IMI należy stworzyć konto dla osoby , która będzie obsługiwać System IMI- powinna to być osoba reprezentująca firmę np. Właściciel, pełnomocnik, spedytor, osoba z certyfikatem kompetencji zawodowych lub inna wskazana.
Ta osoba musi najpierw stworzyć dla siebie EU LOGIN , podając na stronie:
https://ecas.acceptance.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi
dane:
– imię i nazwisko,
– adres e-mail,
– preferowany język do kontaktu ( np. język polski – wtedy platforma będzie wyświetlać się w języku polskim)
Na wskazany adres e mail przyjdzie potwierdzenie założenie konta EU LOGIN dla tej osoby ( to nie jest założenie konta dla firmy – to będziemy robić w następnej kolejności ) wraz z instrukcją utworzenia hasła.
Po utworzeniu hasła należy przejść na stronę portalu Systemu IMI :
Drugi krok – Założenie konta firmowego
Logowanie do Systemu IMI następuje po utworzeniu konta dla FIRMY. Należy tam je utworzyć.
Kolejno musimy stworzyć bazę kierowców. Możemy to zrobić pojedynczo dodają każdego kierowcę lub dodać grupę kierowców.
DODAWANIE KIEROWCY
Aby dodać delegowanego kierowcę ( cross trade- internacionale transport lub kabotaż )
należ DODAĆ kierowcę w zakładce DRIVERS – kierowcy :
ZGŁASZANIE DEKLARACJI DELEGOWANIA
Przy zgłaszaniu delegowania musimy podać osobę do kontaktu.
Jeżeli jest to osoba z Certyfikatem Kompetencji Zawodowych zaznaczamy
– POLE- identyczne jak dla zarządzającego transportem
Jeżeli jest to inna osoba, np. spedytor należy wypełnić dane w rubrykach.
Do kierowcy należy dopisać nr rejestracyjny pojazdu
W systemie przy zgłaszaniu delegowania kierowcy musimy podać pojazd lub pojazdy, który będzie kierował. Nie będzie można załadować do jednego kierowcy np. 100 numerów rejestracyjnych.
Przy każdorazowej zmianie pojazdu przez kierowcę należy aktualizować deklarację.
Po utworzeniu deklaracji możemy jeszcze edytować , kopiować.
Celem zgłoszenia należy kliknąć przycisk SEND – PRZEDŁÓŻ.
Aby mieć pewność, czy deklaracja została złożona proszę wejść na deklarację danego kierowcy i sprawdzić- jeżeli pokaże się Państwu na tej deklaracji KOD QR , to oznacza, że została wysłana do systemu.
Kiedy przewoźnik ma obowiązek zgłoszenia kierowcy na platformie do delegowania ?
Przedsiębiorca ma obowiązek zgłoszenia delegowania kierowcy najpóźniej w dniu wyjazdu kierowcy w trasę za granicę!!!!
Portal jest dostępny w 27 językach.
Na jaki okres będzie można zgłosić delegowanie?
Przewoźnik będzie mógł zgłosić delegowanie na minimum 1 dzień i maksymalnie na 6 miesięcy.
Czy będzie przedstawiciel każdego państwa?
Z dniem 02.02.2020 przestał funkcjonować przedstawiciel odrębny na każde państwo.
Do dnia 01.02.2022 posiadaliśmy odrębnego przedstawiciela na Francję, odrębnego przedstawiciela na Niemcy , Holandię , Włochy.
W ramach systemu IMI przedsiębiorca i osoba z certyfikatem kompetencji zawodowych będzie przedstawicielem .
W ramach delegowania do danego państwa będziemy zobowiązani złożyć w tym systemie jedną deklaracje max na 6 miesięcy do każdego państwa, do którego będzie jeździł kierowca.
Np. jeżeli kierowca będzie przewoził ładunki z Niemiec do Niemiec, następnie do Holandii, następnie do Francji
To musimy zgłosić 3 odrębne deklaracje:
– do Niemiec
– do Holandii
– do Francji
To oznacza, ze jedna deklaracja dotyczy jednego państwa!
Co stanie się , kiedy kierowca zmieni pojazd – chodzi o zmianę nr rejestracyjnych pojazdu ?
Jeżeli kierowca zmieni pojazd lub zmieni się nr rejestracyjny pojazdu należy zgłosić nową deklaracje na delegowanie z nowymi danymi, wśród których jest podanie numeru rejestracyjnego pojazdu, którym kierowca kieruje.
Poprzednie zgłoszenie będzie można edytować , w który naniesiemy nowy nr rejestracyjny.
Jeżeli nie zgłosiliśmy kabotażu , a kierowca faktycznie będzie wykonał kabotaż, to należy edytować zgłoszenie i zgłosić kabotaż- oczywiście przed wykonaniem kabotażu.
Ważne – tutaj ogromną role odgrywają spedytorzy lub dyspozytorzy , którzy przekazują zlecenia kierowcy!
Kierowca lub inna osoba z ramienia firmy jest zobowiązana prowadzić ewidencję odcinków tras bilateralnych , kabotaży oraz cross trade celem przekazania jednostce obliczeniowej płace za dany miesiąc.
W przypadku wykonywania przewozów bilateralnych – będzie jena lista płac.
W przypadku wykonywania przewozów bilateralnych , kabotaży lub cross trade będą dwie listy płac, które ostatecznie zostaną przekazane do księgowości celem wykonania przelewu za wynagrodzenie.
Należy pamiętać o tym, że każdy dzień pobytu w danym kraju UE pomniejsza nam podstawę do ZUS o 100% i podstawę do US o 1/3 od 19.08.2023 – dlatego tak ważne jest pobieranie plików DDD oraz ich analiza.
O takie rozliczenie płacy zostaniemy poproszeni w systemie IMI.
ZAPROSZENIE UŻYTKOWNIKÓW DO KONTA FIRMOWEGO W SYSTEMIE IMI
Konto firmowe powinien założyć właściciel firmy lub zaufana osoba.
Po utworzeniu konta możemy zaprosić kolejne w zakładce: Zarządzanie użytkownikami.
Jeżeli chcemy zaprosić tam np. spedytora należy wpisać jego email i kliknąć ZAPROŚ Użytkownika.
Należy zapraszać zaufane osoby, ponieważ one będą posiadać zakres uprawnień do usunięcia konta innych użytkowników.
Każda zaproszona osoba po otrzymaniu emaila w sprawie zaproszenia musi wyrobić EU LOGIN na stronie :
https://ecas.acceptance.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi
a następnie będzie mogła zalogować się do konta państwa firmy na stronie:
Po zalogowaniu się ten użytkownik będzie miał wszystkie kompetencję do zarządzania kontem, zgłoszeń, aktualizacji zgłoszeń , wszelkich zmian.
Ważne – zgłoszenie do płacy sektorowej w przypadku transportu cross trade czy kabotażu obejmuje maksymalnie okres 6 miesięcy – a nie tylko okres wykonania transportu!
Wszystko będzie odbywać się w języku polskim.
Na zapytania ze strony służb kontrolnych , które będziemy w platformie widzieć w języku polskim będziemy również odpowiadać w języku polskim. Będzie to duże ułatwienie w komunikacji z organami kontrolnymi- tak również będzie odbywać się kontrola pojazdu na drodze- otrzymamy korespondencję w języku polskim.
OBOWIĄZEK KONTAKTU PRZEWOŹNIKA W SYSTEMIE IMI
Na każdy wniosek – zapytanie w systemie IMI ze strony służb kontrolnych UE – przewoźnik ma obowiązek udzielenia odpowiedzi i podłączenia dokumentów:
1.posiadania zgłoszenia deklaracji delegowania kierowcy
2.podłączenia dokumentacji w zakresie wyliczenia wynagrodzenia za okres delegowania – odcinki wypłaty
3.podłaczenia umowy o pracę
4.listu przewozowego CMR
5.ewidencji czasu pracy – pliki DDD
Jest maksymalnie 8 tygodni na udzielenie odpowiedzi.
